1) COMUNICAZIONE TELEMATICA INFORMATIVA
La parte datoriale invia la comunicazione informativa alle Organizzazioni Sindacali individuate secondo criteri di legge e/o convenzionali applicabili al caso specifico. La trasmissione potrà avvenire per via telematica, secondo i requisiti della posta elettronica certificata, all'indirizzo legalmente attribuito alla parte sindacale coinvolta (c.d. domicilio digitale). Resta salva la possibilità di utilizzare la posta elettronica semplice ove ciò corrisponda al mezzo abituale di comunicazione tra rappresentante sindacale e azienda (domicilio elettronico convenzionale).
2) ESAME CONGIUNTO E ACCORDO DI RISERVATEZZA
La richiesta di esame congiunto dovrà seguire le stesse modalità tecniche della comunicazione telematica informativa. Occorre prevedere esplicitamente un accordo di riservatezza tra le parti, in quanto le tecniche comunicative successivamente descritte consentono, se impropriamente utilizzate, di registrare facilmente audio e video degli interventi vocali dei partecipanti.
3) TAVOLO NEGOZIALE DIGITALE
La negoziazione in via telematica consta, nella modalità più semplice, della trasmissione on-line di comunicazioni scritte o vocali. L'archetipo digitale che, tuttavia, più si avvicina al “tavolo negoziale” ordinario, connotato da momenti di emotività e vivace dialettica, implica l'utilizzo di una piattaforma digitale audio-video in cui sia possibile rappresentare visivamente e contestualmente gli interlocutori con microfoni e video aperti.
4) CONVOCAZIONE DEL TAVOLO: TEMPO E LUOGO
Con debito anticipo, vanno definiti tra le parti il giorno e l'orario di inizio della riunione, con onere di sollecito a chi non si fosse tempestivamente connesso, e il luogo virtuale dell'indirizzo della piattaforma, dove si svolgerà la riunione del “tavolo negoziale digitale”.
5) PRIMA RIUNIONE TELEMATICA (VIDEOCONFERENZA)
La prima riunione serve, da un lato, per testare la familiarità dell'utilizzo della piattaforma da parte dei partecipanti e, quindi, per avviare la trattativa propedeutica ad un accordo sindacale e definire il calendario degli incontri successivi (che diversamente dai tavoli sindacali tradizionali sono temporalmente cadenzati con maggiore vicinanza). Le parti potranno in questa fase stabilire convenzionalmente che le successive modalità di comunicazione e di trasmissione dei documenti avvengano per posta elettronica semplice e all'uopo indicheranno ciascuna l'indirizzo di posta elettronica cui univocamente ricondurre la paternità dei contenuti dei messaggi e-mail. Durante la riunione si nomina un segretario che, al termine della stessa, redige un testo in cui si dà atto dell'incontro, si riporta il calendario degli incontri successivi ed eventualmente si indica la modalità convenzionale di comunicazione e di trasmissione dei documenti per e-mail. Tale testo, in formato pdf, è trasmesso per posta elettronica alle parti.
6) RIUNIONI FORMALI CON SCAMBIO DIGITALE DI DOCUMENTI
Le successive riunioni in videoconferenza, precedute da trasmissione di bozze di documenti di lavoro, richiedono maggiore formalità, coniugando la contestualità della riunione digitale con la trasmissione telematica della documentazione (verbalizzazione, singoli documenti). Il segretario della riunione funge da soggetto verbalizzante e al termine della stessa invia la minuta del verbale, in formato word modificabile, alle parti. Le stesse si trasmettono reciprocamente, in formato pdf, dichiarazione di conferma alla partecipazione alla riunione e di approvazione del verbale.
7) ULTIMA RIUNIONE CON ACCORDO TELEMATICO
La riunione formale con l'accordo sul testo definitivo potrà prevedere dei meccanismi di sottoscrizione digitale dell'accordo condiviso. È opportuno, anche per le inevitabili limature, che il testo condiviso venga comunque trasmesso elettronicamente per la sottoscrizione definitiva delle parti.
8) TRASMISSIONE DEL TESTO DIGITALE DEFINITIVO
La trasmissione del testo definitivo dell'accordo sindacale opera secondo le modalità della trasmissione dei documenti informatici di cui al Codice per l'Amministrazione Digitale (c.d. CAD), oppure, previo salvataggio in formato pdf, potrà essere scambievolmente trasmesso attraverso lo strumento della posta elettronica.
9) SOTTOSCRIZIONE ELETTRONICA DELL'ACCORDO
La sottoscrizione finale si realizza con l'apposizione definitiva della firma che potrà essere di tipo elettronico (secondo i requisiti del CAD); se manuale, la firma viene vergata su ciascun foglio del documento stampato dell'Accordo, il quale, scannerizzato e salvato in formato pdf, viene ritrasmesso alla controparte. Ove risulti gravoso l'utilizzo di scanner e/o fotocopiatrici, le parti stabiliscono che, ai fini della sua validità, l'Accordo finale sia trasmesso in formato pdf allegato ad una mail di accompagnamento nella quale si comunica: la propria identità, la qualità/qualifica, i poteri di rappresentanza e la dichiarazione di sottoscrizione, con accettazione integrale, dell'Accordo allegato. Alla medesima comunicazione di posta elettronica è allegata copia di documento di identità della parte. L'idoneità di tali testi a possedere valore probatorio sarà valutabile in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità del sistema elettronico utilizzato.
10) DEPOSITO TELEMATICO
Potranno prevedersi procedure di deposito dell'Accordo, secondo le modalità attuative e le specifiche tecniche relative al nuovo applicativo informatico del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali dedicato al deposito telematico dei contratti aziendali e territoriali.
Riferimenti normativi.
D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, recante “Codice dell'amministrazione digitale” (CAD), così come da ultimo novellato dal d.lgs. 13 dicembre 2017, n. 217, che ha introdotto tra le definizioni, di cui al comma 1 lettera u-quater, quella di identità digitale. Il CAD consente di distinguere: documenti informatici contenenti rappresentazioni e riproduzioni che, non risolvendosi in un testo grafico, continuano ad essere disciplinati dall'art. 2712 c.c., e documenti informatici contenenti un testo che sono disciplinati dall'art. 20 del CAD se sottoscritti con un qualche tipo di firma elettronica o privi di sottoscrizione, oppure dall'art. 21 del CAD se sottoscritti con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale. Ulteriori tipologie di documento informatico sono state delineate dalla giurisprudenza che, ad esempio, ha qualificato come documento informatico il messaggio di posta elettronica trasmesso da un indirizzo aziendale personale ad uso esclusivo, ritenendo che l'attribuzione dell'account operato dall'azienda sia idoneo a ritenere identificabile il mittente, almeno per le comunicazioni interne; dunque la posta elettronica, seppur priva di firma, rientra tra le riproduzioni informatiche, ovvero fra le rappresentazioni meccaniche indicate, con elencazione non tassativa, dall'art. 2712 c.c. e, dunque, forma piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale viene prodotta non ne disconosca la conformità ai fatti o alle cose medesime (Corte di Cassazione,ordinanza 14 maggio 2018, n. 11606). L'art. 45, comma 2, del CAD, stabilisce, con riferimento al documento informatico trasmesso per via telematica, che questo si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione del gestore.
D.P.C.M. del 24 ottobre 2014, che disciplina le caratteristiche del Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale (SPID) di cittadini e imprese. In particolare, le regole tecniche e le modalità attuative dello SPID sono state definite congiuntamente dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) e dal Garante Privacy. SPID è un sistema pubblico e unificato per l'identità digitale che consente di associare ad ogni cittadino una serie di credenziali quali una username e una password da poter utilizzare in vari contesti di servizi telematici erogati da molteplici amministrazioni e da privati.
Regolamento (UE) del 23 luglio 2014, n. 910del Parlamento europeo e del Consiglio, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE (c.d. Regolamento e-Idas), il quale, per quanto attiene ai servizi elettronici di recapito certificato, afferma nell'art. 43 che «ai dati inviati e ricevuti mediante un servizio elettronico di recapito certificato non sono negati gli effetti giuridici e l'ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della loro forma elettronica o perché non soddisfano i requisiti del servizio elettronico di recapito certificato qualificato».
D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 sulla posta elettronica certificata (PEC), definita dall'art. 1, comma 2, lett. g), come «ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici allegati». La PEC è solo una delle tecniche di trasmissione certificata dei messaggi di posta elettronica esistenti. In questa prospettiva, il legislatore italiano con la l.18 giugno 2009, n. 69 (Competitività) ha modificato l'art. 16-bis l.28 gennaio 2009, n. 2, legge di conversione del d.l. n. 185 del 2008 (c.d. decreto anticrisi), indicando espressamente che al fine di attuare i principi sanciti nel CAD ogni amministrazione pubblica può utilizzare la PEC o altri sistemi analoghi. Nello stesso CAD, all'art. 48, comma 1, si legge che la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio o di ricezione può avvenire mediante PEC o altre soluzioni tecnologiche che verranno individuate, in futuro, con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri.
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